Acta
La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.
Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labra" (así se denomina al hecho de redactarla; "labra" viene del latín "labora", "trabaja"), fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.
Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.
Características que debe reunir un acta
Un acta deberá puede contener los siguientes apartados:
- Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
- Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta.
- Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.
- Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
- Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.
- Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
- Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
- Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.
- Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.
Cuando se trata de una junta, se debería celebrar en el domicilio y sede social de la empresa, debiéndose indicar en el acta el medio usado para convocar la reunión y la persona que realizó dicha convocatoria.
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